Det kan være kjedelig å oppdage at brevet du brukte mye tid på å skrive, har kommet tilbake til deg i retur. Så hva kan du gjøre for å hindre nettopp uønskede returer? Vi har satt sammen 3 tips som kan hjelpe.
Pass på at adressene er oppdatert
Vi sier ofte at adresselister er «ferskvare» – de går fort ut på dato. Hvis det er en stund siden forrige utsendelse, kan mottakerne ha flyttet, gatenavn blitt endret eller andre faktorer kan ha gjort adressen ugyldig. Pass derfor på at du henter ut adresser fra et oppdatert register, og at registeret fornyes med jevne mellomrom.
Mottakeradressen har feil plassering eller format
Posten har retningslinjer for hvordan adressen skal være satt opp. Dersom disse ikke følges, kan det være at brevet ditt blir sendt i retur.
Hvis du benytter en digital print-tjeneste som SEND.no, er det gjerne andre retningslinjer å ta hensyn til. For eksempel bruker vi her i SEND konvolutter med stort vindu. Det vil si at det første arket i brevet synes gjennom vinduet. Da er det veldig viktig at mottakeradressen er plassert på riktig sted, sånn at den ikke blir avkuttet eller uleselig.
EA-koder kan hindre returer
Posten sitt EA-kode-system kan hjelpe deg med å unngå uønskede returer. EA står for elektronisk adresseoppdatering. Returpost håndteres med 4 forskjellige servicegrader. Dersom det benyttes EA-kode, legges det på en strekkode på alle brevene som gjør det mulig å spore sendingen. Hvis et brev ikke kan nå mottakeren og kommer i retur, vil du kunne se returårsaken på brevet. I tillegg kan du bestemme hvordan returpost skal håndteres ved å bruke de forskjellige servicegradene.
Forklaring av servicegradene:
0: Posten søker etter ny adresse og ettersender til ny adresse hvis de får treff. Dersom de ikke finner ny adresse, sendes brevet tilbake til avsender.
1: Posten søker etter ny adresse og ettersender til ny adresse hvis de får treff. Dersom de ikke finner ny adresse, makulerer de brevet.
2: Posten søker etter ny adresse, men brevet makuleres uansett om de får treff eller ikke.
3: Posten søker ikke etter ny adresse, brevet makuleres.
Hvis din virksomhet har EA-kode-avtale med Posten, kan denne brukes på utsendelser i SEND. Ta kontakt med oss for å sette dette opp.