Mange menigheter/sokn og fellesråd fra Den norske kirke bruker SEND til sine utsendelser allerede. Dette setter vi stor pris på, og har av denne grunn utviklet noen tilpassede løsninger som skal gjøre det enda enklere for dere. Her vil vi forklare litt om SEND, og hvordan det er egnet godt for dere.
Hva er SEND.no?
SEND.no er en selvbetjeningsportal for adresserte utsendelser. Utsendelsene kan være i form av fysiske brev i Posten, eller det kan være kombinert med digitale utsendelser som Digipost eller eFaktura.
Grafisk Digital har utviklet SEND. Alle dokumenter som bestilles i SEND.no produseres i vår egen printsentral på Straume rett utenfor Bergen.
Hvorfor bruker menighetene SEND?
Menighetene oppgir to hovedgrunner: De sparer store portokostnader og de frigjør mye arbeidstid. Man kan registrere utsendelser fra hvor som helst, når om helst på døgnet.
Mange bruker SEND til å sende ut invitasjoner til arrangementer i forbindelse med trosopplæring, konserter eller andre samlinger. Noen menigheter bruker SEND.no til å sende ut fakturaer med eller uten giroblankett.
Hvordan bruker man SEND?
Det er gjort på 1-2-3:
- Velg filen(e) som skal sendes. Du kan enten bruke ferdigadresserte brev, eller en brevmal og en adresseliste.
- Juster instillingene for utsendelsen slik at den blir sånn du vil ha den
- Se på resultatet og trykk på “Godkjenn”
Vi har laget omfattende brukerveiledninger som er tilgjengelige etter at man har logget inn i SEND.no. Vi bistår selvfølgelig med god og rask kundeservice dersom man har spørsmål underveis.
Spesialtilpasninger for Den norske kirke
- Kommunikasjonsavdelingen i Kirkerådet vil tilrettelegge brevmaler i ressursbanken for ulike typer arrangement slik at de passer for SEND.
- SEND er tilpasset for adresselister fra «Medarbeideren» i LabOra eller «Kardinal» fra Kirkedata.
- SEND kan lage og plassere en avsenderadresse med Dnk-logo slik at den vises øverst i konvoluttvinduet. Logoen er tilgjengelig i både nynorsk og bokmål utgave. For å legge til nye avsendere med logo kan man skrive:
For bokmål logo: #dnkb#
For nynorsk logo: #dnkn#
Eksempel: #dnkb#Testby Menighet || Veien 1, 1234 Testby
- Det er mulig å skrive inn mottakerprefiks dersom dere skal sende brev til foresatte eller lignende.
- Databehandleravtale er gjennomgått av Kirkerådet og tilpasset de tilbakemeldinger vi har fått derfra. Når et fellesråd signerer en slik, gjelder den også for alle tilhørende menigheter/sokn.
- Brukere i et fellesråd kan bestille jobber på vegne av menighetene, og det kan styres om faktura skal gå til fellesråd eller direkte til hver menighet/sokn.
- Mange menigheter/sokn liker å sende ut 4-sider A5-foldere. Dette brukes mye til invitasjoner som skal inkludere litt ekstra informasjon. Vi har derfor laget en løsning for å gjøre dette direkte i SEND.
Hvordan ser en utsendelse ut?
Det som vises i konvoluttvinduet må være i henhold til Postens retningslinjer. Det betyr at de øverste 7 cm på venstre halvdel av side en i brevet er avsatt til avsender- og mottakeradresse. I tillegg vil SEND legge på en hvit marg som er ca 2 cm bred på venstre kant av arket og 0,5 cm på resterende kanter. Bortsett fra dette kan utsendelsen se ut akkkurat som dere ønsker.
Vi printer brevene på A4 kopipapir av beste kvalitet (Navigator 80 gram) og sørger for gode farger og høy bildekvalitet. Det er også mulig å velge at dokumentene skal printes på giroblankett (gul 90 gram). Arkene blir brettet på midten og lagt i en C5-konvolutt.
Spesialjobber
Dersom dere ønsker en løsning som ikke dekkes av standardmateriellet vårt, kan dere bestille en spesialjobb. Dette vil si jobber med en tyngre produksjonsprosess, for eksempel:
- Foldere med 6 sider (falset to ganger til format 10×21 cm)
- Print helt ut til papirkanten
- Tykkere papir
- Stiftede hefter med 8 eller 12 sider
Slike spesialproduksjoner må avtales med oss, og vil koste litt mer.
Personvern og sikkerhet
Vi er klar over at religiøs tilhørighet regnes som sensitiv informasjon. Grafisk Digital (som står bak SEND.no) har behandlet persondata i over 20 år. Vi sørger for sikkerhet i alle våre løsninger, og har flere sertifiseringer knyttet til dette. Vi oppfordrer alle å inngå en databehandleravtale med oss som viser at vi har forpliktet oss å behandle personopplysninger fra din meniget i henhold til GDPR-direktivene.
Alle filer som lastes inn i SEND.no krypteres før overføring og slettes etter en fast tid. Filer brukes bare en gang og bare til det de er ment for.