Selvbetjeningsportalen for adresserte utsendelser.

multikanal

Hva må være med i faktura? Hvilke kanaler finnes?

by

Fakturering er en essensiell del av salgsprosessen. En god betalingsopplevelse kan bidra til å styrke kundeforholdene i virksomheten din. Her kan du lese mer om hva en faktura skal inneholde av informasjon og hvilke kanaler som kan benyttes for å sende dem ut.

Hva må være med i en faktura?

Det stilles krav til hva en faktura må inneholde for at den skal være godkjent:

  • Et fakturanummer som enten er tildelt fra forhåndsnummererte giroblanketter eller er maskinelt generert.
  • Dato for salget
  • Selgers navn og organisasjonsnummer
  • Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
  • Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten
  • Eventuelt MVA i pris og skrevet bak organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
  • Pris (betalingssum)
  • Betalingsfrist (forfallsdato)

For en komplett oversikt over krav til dokumentasjon, kan du se på bokføringsforskriften.

Hvilke faktureringsmåter finnes det?

Fakturaer kan sendes som brev i posten, som e-post, som Digipost, som EHF-faktura eller som eFaktura.

De aller fleste kunder ønsker å selv kunne velge hvilken kanal de skal motta faktura i. Folk er forskjellige, og har dermed forskjellige preferanser om hvilken kanal de liker best. Noen vil ha alt som eFaktura, andre vil ha alt i post. Derfor kan det være lurt å tilby flere alternativer for kundene deres å motta faktura.

EHF

«EHF» står for elektronisk handelsformat og er et stukturert XML dataformat for elektronisk utveksling av handelsdokumenter i Norge. EHF brukes i størst grad mellom bedrifter. Den sendes rett til mottakerens økonomisystem/regnskapsprogram.

For å motta EHF må man være registrert i ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister).

eFaktura

eFaktura er levert av Nets og betegner tjenesten der privatpersoner får en faktura direkte tilsendt i nettbanken (eller på Vipps). For å motta eFaktura må mottakere gå inn i nettbanken og velge «Ja takk til alle» eller «alltid eFaktura».

Digipost

Digipost er en digital postkassetjeneste levert av Posten. Tjenesten kan brukes for å sende faktura, da som PDF. Digipost tilbyr betaling rett i postkassen med sin innebygde betalingstjeneste, men det er selvfølgelig også mulig å bruke fakturainformasjonen til å betale i nettbank.

E-post

Fakturaer som sendes i e-post har fakturaen som en vedlagt PDF. Mottaker må altså skrive inn betalingsdetaljer manuelt når de skal betale den. E-post regnes ikke som en sikker kanal, så sensitive opplysninger bør ikke sendes her.

Papirfaktura

Papirfaktura vil si faktura printet på papir og sendt i posten. Den kan enten printes på giroblankett, eller generes fra fakturasystem og printes på vanlig ark. Post er en godkjent kanal å sende sensitive opplysninger gjennom.

SEND kan sende faktura i flere kanaler

Ønsker du å gjøre fakturautsendelsene til virksomheten din litt enklere? Vi kan sette opp utsendelser i forskjellige kanaler, slik at kundene dine kan få fakturaen der de selv ønsker. Ta kontakt med oss for å finne en løsning som passer din virksomhet.

Hvordan SEND kan forenkle utsendelsene i kraftbransjen

by

Kraftbransjen er stor og i konstant utvikling. Endringer kan skje brått og ha høy påvirkning på både aktører og kundene deres. God kommunikasjon ut til kundene hjelper dem med å takle endringer, samtidig som det bygger sterke, lojale kundeforhold. SEND kan hjelpe dere med å oppnå en kommunikasjonsstrategi som kundene deres vil sette pris på.

Vi sender ut mye forskjellig for våre nåværende kunder i kraftbransjen. For eksempel kan vi sende ut fakturaer, årsoppgjør, kundeerklæringsskjema, informasjonsbrev, varsel om trefelling, varsel om navnebytte, vilkårsendringer og velkomstbrev. Vi kan også bistå dere med mer kompliserte flettebrev, f.eks for å flette målernummer inn i brevteksten.

I det siste har det blitt mer fokus fra forbrukerrådet på at kundene har krav på informasjon om angrerett på et varig medium. SEND fungerer ypperlig til å sende angrerettskjema og kundeerklæringsskjema på papir til alle kundene dere ikke kan nå gjennom digitale kanaler.

Noen løsninger som vi har erfart at kan passe godt for kraftbransjen er multikanale utsendelser, automatisering og skriverdriveren vår. Vi vil nå forklare disse videre. Kanskje dere ser en løsning som kan passe for dere?

Hvorfor bruker kraftbransjen SEND?

Våre kunder i kraftbransjen oppgir at SEND hjelper dem med å gjøre utsendelsene sine mye mer effektive. Hovedgrunnen er rett og slett fordi det er mer effektivt både med tanke på kostnader og arbeid. SEND sparer dem mye ressurser i form av både tid og kostnad og arbeidskraft. Det blir ikke lenger nødvendig å kjøpe inn papir, konvolutter, frimerker og printerblekk, og de ansatte slipper å bruke mye tid på utsendelser. Dermed kan ressursene som spares ved å bruke SEND heller brukes på viktigere ting.

SEND ble i utgangspunktet utviklet for papirutsendelser, men kan nå i tillegg sende ut i flere digitale kanaler. Dette kalles multikanal.

Multikanal/kanalpakker

La kundene deres selv velge hvordan de vil motta kommunikasjon! Vi kan sette opp kanalpakker for dere, slik at SEND leverer utsendelsen deres i ulike digitale og fysiske kanaler i prioritert rekkefølge.

Kanalene vi tilbyr per dags dato (nye kanaler vil legges til ved behov) er print, Digipost og eFaktura. SEND vil automatisk sjekke hvor hver mottaker kan motta utsendelser og levere den der. Dermed kan dere nå alle der de selv ønsker, uten å lage noe som helst ekstra arbeid for dere.

Automatisering

Automasjon kan brukes til å sette opp løyper for utsendelser av samme sort. Dette kan gjøres med API, SFTP eller en kombinasjon av disse. I kraftbransjen er dette er typisk brukt for velkomstbrev med angrerettskjema.

Vi hjelper dere med å sette opp automatiserte løsninger i SEND, så kan kundene få informasjonen de trenger uten at du trenger å tenke på det.

Eksempel på automatisering

Et kraftselskap skulle sende bestillingsbekreftelser med angrerettskjema til nye kunder. Dette ordnet vi med hjelp av en SFTP-løsning. Vi satte opp en SFTP-konto, og begge parter satte opp automatisering fra sin side av løypen. Dermed blir filer automatisk lagt til i mappen, automatisk hentet ut og lagt inn i SEND, og kundene får tilsendt informasjonen raskt og enkelt.

Skriverdriver

Skriverdriveren gjør det mulig å legge jobber inn i SEND rett fra skriveprogrammet (eller regnskapsprogrammet) ditt. Du trenger ikke engang å gjøre om filen til PDF, fordi SEND ordner dette for deg. Dette gjør skriverdriveren til et tidsbesparende alternativ til å legge inn ett og ett brev i SEND.no.

Du kan lese mer om skriverdriveren vår her.

Eksempel på bruk av skriverdriver

Et kraftselskap bruker et eget program for å utføre inspeksjoner, og skal sende rapporten til kunden etter besøk. Ved å bruke skriverdriveren kan stå inni sitt program, trykke på print, velge skriverdriveren og sende rapport rett i posten til kunden.

Personvern og sikkerhet

Grafisk Digital (som står bak SEND.no) har behandlet persondata i over 20 år. Vi sørger for sikkerhet i alle våre løsninger, og har flere sertifiseringer knyttet til dette. Av denne grunn oppfordrer vi alle å inngå en databehandleravtale med oss, som viser at vi har forpliktet oss å behandle personopplysninger fra din virksomhet i henhold til GDPR-direktivene.

Alle filer som lastes inn i SEND.no krypteres før overføring og slettes etter en fast tid. Filer brukes bare en gang og bare til det de er ment for. Du kan lese mer om personvern og datasikkerhet her.